【Excel】総務省の統一ルールに沿って見栄えを調節する方法

はじめに

　資料の内容を短く言うと「Excel ちゃんと使ってね」ということです。

　Microsoft Excel は広く使われているアプリケーションなので、資料の内容も良かったことから遍く（あまねく）話題になりました。

　では「ちゃんと使う」って何でしょうか。

　上記資料のタイトルには「機械判読可能な」と書かれています。「Excel だって機械ではないか」と思うかもしれません。これはちょっと抽象的に過ぎる書き方ですね。もうすこし噛み砕いて言うと、次のようになります。

　「機械で判読可能」とは「機械的な単純な手順で判読可能」と読み替えていただいて構いません。「機械に読ませる」指示を出すのは人間です。「機械に読ませる手順」を考えるのも人間です。「機械がデータを集計する方法」を指示するのも人間です。その一つ一つを省力化したいというのが資料の目的です。

　世の中にはいろいろな「情報」あるいは「データ」がありますが、人間が目にする場合、たいていは人間にとってわかりやすいように修飾・加工されます。

　そしてこの「『データ』自体と、『修飾』は分けましょう」という方向に、社会は進んでいます（これは Excel に限りません）。

　たとえば「表に書かれた数値というデータ」と「それを修飾したグラフ」。あるいは「テキストというデータ」と「フォントという修飾」。

　「データ」はそれ自体で価値があり、なおかつ増えたり編集したり変化します。「修飾」はデータとはまた別に、時と場合によってさまざまに変化します。

　それぞれを入力・加工・編集する「人」と「時間（タイミング）」は別々なので、別々に入力・加工・編集できるように（後々もしやすいように）、情報社会ではいろいろな方法が考案されてきました。普段作る書類も、その方向でデータ入力していきましょうというのが資料の趣旨です。

　資料には、そういったデータ入力の「悪い例」と改善後の「良い例」が書かれています。

　ルールの内容の中には「これはやめてね」ということは書いてあるのですが「代わりにこうしてね」という内容が少ないと感じました。「修正後」という例示がありますが「もう少し、他にもやりようがあるな」と感じました。明日以降の記事では、それを書いていきます。