チェック項⽬１-10 機種依存⽂字を使⽤していないか。【Excel/総務省の統一ルール】

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例

　次の言葉を覚えてください。「機種依存文字」です。

何が問題なのか

　かなり専門的な話になるので割愛しますが、端的に言うと以下のようなことです（あくまで「ようなこと」です）。

• Excel でしか使えない文字がある。
• 特定のパソコンでしか使えない文字がある。
• 日本でしか使えない文字がある。

　自分ではちゃんと文字を書いたつもりになっているかもしれませんが、それは基本的に自分の使っているパソコンの中だけで読める文字かもしれません。

チェック項⽬１-９ データの単位を記載しているか【Excel/総務省の統一ルール】

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例

　「チェック項⽬１-３」の「例１」の最後の手順で、値の末尾に「円」をつける方法を紹介しました。

　その際に設定した「円」という単位文字列を機械で読み取るのは困難です。ですので、時として単位をセルに入力しておく必要もあるでしょう。

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どうすればいいの？

　資料にある修正後のとおりです。とくにコメントはありません。

チェック項⽬１-８ オブジェクトを使⽤していないか【Excel/総務省の統一ルール】

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例

　これは、まあ...

　「修正前」は、見栄えも悪いですし編集も大変になるので、意味がわかりません。

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チェック項⽬１-７ 数式を使⽤している場合は、数値データに修正しているか【Excel/総務省の統一ルール】

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例

　Excel 上でワークシートの編集を行う限りは、入力値をそのまま合計してくれる関数を使って便利ですが、機械で（Excel 以外の手段を使って）そのファイルを読み込む場合、そのセルからは「数式」を取得できますが「値」を取得する事ができません（あるいは、困難な場合が多い）。

　したがって、機械に読ませる前に「数式」は「値」にしておく必要があります。

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チェック項⽬１-６ 項⽬名等を省略していないか【Excel/総務省の統一ルール】

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例

　これはサンプルの「修正後」のままでも良いですが、この「1」とか「2」が何かしらの意味を持っている可能性があります。機械で判別する際も、別のフィールドに持っておきたい場合がありそうな気がします。その場合は以下のようにしてください。

チェック項⽬１-５ スペースや改⾏等で体裁を整えていないか【Excel/総務省の統一ルール】

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例１

　これは本にもなっているほどの禁じ手です。ホント、やめて。見た目を整える方法、他にあるから。

どうすればいいの？

　キーワードは「均等割り付け[^1]」と「インデント」です。

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チェック項⽬１-４ セルの結合をしていないか【Excel/総務省の統一ルール】

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はじめに

　セルの結合がなぜ問題になるのかを、まず説明します。

　こうした表形式のデータ（多くは Excel ファイルだと思いますが、こうしたデータ形式の総称だと「スプレッドシート」という言葉があります）から自動でデータを読む場合、以下のような手順を思いつきます。

1. 一行目のデータを取得する。
2. その行の一列目のデータを取得する。それを、二列目、三列目、...と繰り返して、一行のデータを全部読む。
3. 二行目に進んで、その行の各列を読む処理を繰り返す。

　実際、スプレッドシートからデータを読み取るツール群は、そのような動作になっています。

　もしここに結合セルが入っているとどうなるでしょうか。

　Excel の場合、結合セルの左上の座標だけに値が入っています。他の表計算ソフトでは、結合されたセルの全座標に同じ値が入るものもあります。

　上記繰り返し処理も、考え直さないといけません。一つの座標に一つのデータが入っているとは限らない状況だからです。

　セルを結合すると、途端に想定しなければならない事が増えるのです。やはり「機械的に読みやすい」に反しているのです。

　セルの結合は、機械で読み取る可能性がない書類（あるいはワークシート）に限って使ってください。

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